16年资深外贸经理人实操分享：一文让外贸人秒懂参展前、展会中、展会后必备手册！

来自VIP会员群Sunny供稿，外贸营销俱乐部 原创

1.全公司员工着装统一，得体。女生穿的高跟鞋建议矮跟和平跟的，要不然站上4天，腿会很酸疼。

2.所有业务员提前一天到香港入住酒店，预防早上深圳海岸过关人太多，排队会

耽误一大早接待客户的最佳时机。

3.每天早上早起，吃完早餐早到展位准备接待客户。

4.记录好每天早上几点开始开馆和闭馆的时间。

5.午餐吃饭期间，最好同事之间轮流错开时间去吃饭，这样避免有些客户来看摊位的产品，

有人在摊位正常接待客户。

6.参展期间作息需要规律，才能打胜仗。

7.如果公司参加展会的人员不够，公司可以额外找2到3个的来帮忙兼职，薪水额外谈。一般是4天2.5K，包吃住和来回的车费。要求有参展的经验，接待过客户，英语口语流利的，热情和积极态度的，信得过的就可以。

8.参展的时候第一天早上来的客户也许没那么多，但是也时刻需要保持耐心的态度。展会一般第二天，第三天的客户流量多，最后一天就是早上的客户多一些，下午就客户人流就慢慢减少，这个只是以往个人的参展经验，只做为参考。

9.17年我们参展的时候春秋季参展是有补贴一半的费用的，当时春秋季的总共费用是 7万多，那自己公司前期全部付这个费用，后面参展完，提前申请补贴就可以。

10. 参展准备的产品目录，当定了展会的时候就要开始着手找设计公司设计公司的产品目录，还有印刷出来，这个不可怠慢，而且最好设计新颖一些，质量和分量都需要有保证，宁愿印刷多一些，也不能少，比如参展的是4天，每天派发200份，那要准备1000份。剩下的后期以后也可以拿回公司继续使用的。

11. 参展要提前预定住的酒店，领导付了展会费用后，也要立刻定酒店，要不然越到后面，酒店的住宿费用越来越贵，这个就是香港那边的酒店的惯例。订酒店最好是订在展会附近车程在半个小时内的，如果早上是高峰期，也容易塞车。订购的酒店最好包括早餐，这样就不用去别的地方额外买早餐，节省时间。

12. 公司的统一着装，参展的时候最好统一穿上公司定好的服装，服装上有自己公司的名字和LOGO，这样客户看到也觉得你们公司是一个TEAM对吧，着装需要简洁大方，给人一种愉悦感。女生在参展的每一天都可以化淡妆，容貌还是蛮重要的，取悦自己，每天早上有个好心情，在展会上，面对客户更有信心接待更多的客户，拿到更多的名片。

13. 布展，我们之前都是提前一天去布展的，香港环球资源展秋季的展会时间之前每年是10月11日至14日，那么时间上就是10月10日早上你就要去到自己的展位开始布展了，布展需要用到的时候千万要提前准备好，别落下。

17.公司有工程师的话，建议带上一起去参展。因为有些技术问题，业务员有时候遇到不懂的，打电话回去也来不及，如果工程师也在，当场解决了客户的问题，那客户对你的信任度也多一些，容易把一些样品确认拿下。

18.公司的集体照建议是在参展的第一天，产品和所有东西布置好，观展的客户还没到来之前的时候就要拍好，因为闭馆的时候会比较匆忙。拍照的时候，最好搞个造型拍。拍集体照的时候记得展位上面展示公司的名字一起拍进去啊。

1.参展的过程，可以找个同事作为搭档，比如对方接待的客户正在洽谈，你可以给你的同事和他的客户拍照，如果对方遇到不懂得问题，可以帮忙解决，也可以找BOSS。

拿到得名片，最好等到客户离开后，离开把名片定在笔记本上，在名片上备注下哪一天接待得客户，几点几分，然后和客户洽谈的内容，当天回到酒店就直接给客户发邮件，附带上和客户合影的照片以及洽谈的内容，先第一时间联系客户，下手为强，这个很重要，你不尽快联系客户，别的供应商就会提前预约客户来看工厂了的。

2.参展过程的注意事项确实很重要，不过如果自己对产品的知识很专业，客户也会对你的印象加分的，参展之前对自己的产品的知识一定要研究透才可以。英语的口语就算不是讲得很地道，但是起码对方能听得懂，这个很关键。

3.参展的时候需要准备的产品，如果大件的需要用物流，这个可以提前3个月准备好，然找物流公司快递到香港的展馆附近，他们会在开展的时候，直接运送到你的展馆的摊位上。如果是小件的，可以和行李携带过去。

参展主要有三个步骤：展会前、展会中、展会后，期间需要注意的细节特别分享供外贸人学习参考借鉴：

一、展会前

1. 定位置(摊位面积、摊位号确定）

与展览公司确认细节：例如定电，桌子椅子等；定电一般500瓦足够（根据当地电压而定）；插头自己携带；桌子椅子建议直接去超市买比较便宜，展览公司超级贵。

2. 展会设计

3. 样品准备(确认对接人)

注意点：

①.样品背面标注相应产地

②.如果是石材方面的大板和规格板要定厚切1cm,因为进馆费用很高（特别是一月份的拉斯展特别要注意，1cm板要特别注意包装问题）

③.地板是用石头还是地毯要有确定一个（如果选择地毯要注意搭配颜色）

④.一定要摆放上去的展品务必放在箱子最外面

⑤.样品备齐后，要在工厂布展样品并拍照

⑥.展会产品清单(木箱尺寸和每个木箱内物品清单）

4. 样品运输(确认好责任人和运输对接单位)

5. 布展（可以根据在工厂布展图片来布）

6. 参展所需用品

A.随柜走的：

①.广告横幅

②.产品目录+小样品

③.撬木箱的工具，剪刀，刀片，透明胶，防静电胶布，锤子,配套电动的工具箱，

④.灯具

⑤.排插

B.业务必带清单

①.报价表（本次参展的主要产品需报价单备齐和熟记等）

②.公司相关资质，认证的复印件。（SGS等其他认证)

③.转换插头

④.参展文具(订书机，纸，笔，名片，本子，笔记本电脑，尺子，服装，零食：糖，巧克力之类，录音笔等）

二、参展中                      

1. 第一印象

A. 着装：整洁（一般穿公司衬衫，配饰如围巾、帽子不能戴，不能穿运动鞋）

B. 形象：端庄大方，面带微笑

C. 态度：积极、热情，展会期间不能一直坐着，与同事聊天时间不宜过长

2. 让客人驻足

参展人员应积极主动，热情大方，有敏锐的观察力。看到有人朝我们产品上扫上5秒钟便去打招呼，询问客户对何种产品感兴趣，并主动邀请客户进我司展位观看。

打招呼的方式：Hello, how are you? （一般情况下如果有意向的客人会停下来，否则会不好意思地离开）

Hello, I’m XXX. How are you?

打量客户关注的产品，问”Are you interested in … ?”

3. 索要名片

A. 名片信息

• 与客户交谈前最好第一时间索要客户的名片；

• 与客户交谈前对名片上的信息要浏览一遍, 不要急于介绍产品；

• 事先对客户的情况大致作些了解, 如是否是专业的进口商, 是批发商, 超市还是做工程的等等；

• 一般可从名片清晰地看出该客人的性质，如公司名，网站，或名片中所列经营产品清单等。

B. 对于自己对客户的性质的猜测, 可以向客户直接询问来得到验证；对于真正的买家, 一定要想办法让客户在我们的摊位多停留一些时间, 对我们的产品的介绍要全面一些，且尽量让他们坐下来细谈。

4. 留住印象 -- 接待客户时要善用顾客的名字

A. 参观证有些有客户公司名及参观者姓名，所以打招呼的时候就可以直接称呼了；

B. 要到名片后，要先读会客户的名字并记住。

人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字，在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。

C.问清客人经营性质：批发商、经销商、BUILER/DEVELOPER、RETAILER，做超市！

D.目前是否从中国进口？

5. 了解客户在中国的行程计划。

6. 参展文具请妥善使用及保管，防止丢失！家当！

其他注意事项：

1. 接待时要想办法在展会上加深客户对我们的印象. 如: 客户看目录时在常规型号上面打勾, 作些说明等. 尽量要在目录上作些标记, 不要让客户拿一套干干净净的目录回去；若展位备较充足样板，应主动问客户是否需样板，样板必须有带有公司联系方式的产品标贴，以避免给了客户样板，客人却不知是哪个VENDOR的样板。

2. 接待时尽可能将客户的需求信息写在客人名片上；当接待的客户走后,参展人员要根据交谈的情况给客户分级(A,B,C).并把此信息注明在名片的右上角。交谈过程中若已判断对方为VIP客户，则一定要要到对方手机[BOTH国外及中国的手机]，并在参展期间每天打电话给对方邀请对方来我司展位再继续详谈。

3. 若为详谈的客户，需将客户名片工整地订在笔记本上，客户名片不要盖住笔记本上所记录的客户需求信息！

4. 接待客人时，若为华人，需问清客人身份，以防间谍套信息；但也不要因为对方是华人，而忽视对方，因为确实有华人为大型公司驻华代表，而且华人也构成了我司一主要客户群。

5. 如果方便，尽量与客人合影，并在客户资料上Mark几点几分用谁的相机拍，并且简单描述客人的长相及人数，回到公司后第一时间要回照片，以免忘记，把客人弄混。

6. 参展的人鱼龙混杂, 大家要注意保管好随身财产, 物品. 对我们的报价表, 收集的客户的名片等, 要妥善保存.

三、展会结束后

1. 收到展会名片两天内要把收集到的客户资料按要求录入完整并统计；

2. 跟进展会客户资料时将拍摄的展会繁忙景象的图片发给客户，以方便客户回忆当时在我司展位的情景；

3. 展会结束两天可单发（重点客户有合照可以附照发送）或群发邮件感谢客人的驻足交谈；

4. 展会交谈客户根据要求一个礼拜内发送报价单等；

5. 后续根据不同客户类型推荐相应的产品

6. 邮件发出去以后，陆续会收到一些回复。对这些回复要认真阅读，掌握客户的真实的想法，针对客户的回信内容及时复信。如果客户需要就某产品的报价，那就专门为客户制作报价单。

再次跟进：如果客户对你的产品及价格比较满意，你则要诱导他订购你的产品了，比如问订购的数量，时间，交易条件等，用这些来引导客户进入正题。如果你发了邮件，客户没有反应，可电话与客户联系了解客户的真正需求。